[머니투데이 기사 내용]

회사에서 가장 어려운 업무 중의 하나가 새로운 생각을 이끌어내는 회의를 
성공적으로 끌어가는 것이다. 전통적인 회의 방법의 문제점은 대부분 회의장에서 
발생하는 정보를 눈으로 보기 어렵기 때문에 발생하는 것들이다. 빔 프로젝터를 
켜 놓고 멋지게 프레젠테이션을 하는데 왜 정보가 안 보이느냐고 반문할 수 있다. 
프레젠테이션용 자료는 이미 준비된 내용만을 전달할 뿐 회의장에서 생산되는 
다양한 아이디어를 담을 수는 없다. 
회의를 하는 목적이 새로운 생각을 모아서 최선의 방법들을 찾아내는 것이라면 
이러한 방법은 효율적이지 않다.

회의 방법을 생산적으로 바꿀 수 있는 방법은 회의장에서 만들어지는 생각들을 
참석자들이 모두 볼 수 있게 시각화 시킴으로써 가능하다. 순서도 없이 다양하게 
터져 나오는 생각들을 ‘Visual Thinking’ 도구를 활용하여 표현해야만 많은 문제들을 
해결할 수 있다.

이를 활용한 회의 모습은 다음과 같다. 10여명 정도가 둘러앉은 회의장은 역시 
빔 프로젝터와 컴퓨터가 갖추어져 있지만 특이한 점은 Visual Thinking 도구인 
ThinkWise 프로그램이 스크린에 떠 있다는 것. 회의 진행자는 회의할 어젠더를 
마인드맵으로 스크린에 순서대로 적어 놓았다. 
회의 참석자들은 자리에 앉자마자 진행될 회의 순서를 모두 알게 된다.

회의 진행자인 이 대리는 참석자들이 의견을 발표하는 대로 스크린에 내용을 
요약해 나간다. 평상시에는 한번 시작하면 10분 이상 아무 말이나 해야 성에 차는 
김 부장이 자신의 말이 스크린에 요약되는 것을 보고 3분 안에 필요한 말만하고 
의견 발표를 마쳤다. 70% 시간이 절약되었다. 박 이사가 현재 회의 내용과 관계없는 
얘기를 시작하다가 스크린에 요약되는 것을 보고는 바로 말을 끊었다. 90% 시간이 
절약되었다. 
회의는 빠른 속도로 내실 있게 진행되다가 암초를 만났다. 
새로운 생각을 끌어내야 하는 아이디어 회의가 필요해진 것이다. 이 대리는 화면을 
바로 브레인스토밍을 할 수 있는 상태로 변형시켜서 진행한다. 
마인드맵 방식으로 아이디어를 펼쳤다가 다시 종합해서 필요한 답을 얻어내는 것이 
무척 쉬워 보인다.

회의와 관계없는 발표는 줄었고, 회의의 질은 향상되고 있다. 회의에서 결정된 
안건을 누가 언제까지 어떤 수준으로 달성할 것인지 그 자리에서 결정되었다. 
마지막으로 회의 내용을 정리할 때는 지금까지 스크린에 요약된 내용들을 참석자 
전원이 함께 보면서 진행되었다. 회의록은 별도로 작성하지 않고 ThinkWise로 
요약한 것을 그대로 사용하기로 한다. 사장에게 보고하기 위해 문서자동전환 기능을 
사용했더니 10초 만에 워드·한글 문서가 만들어졌다. 
다음 번 회의는 지금 작성된 회의록을 가지고 바로 시행여부를 체크하는 것으로부터 
시작하면 된다. 
회의 참석자들이 제 자리로 돌아가기도 전에 회의록은 참석자들의 메일함으로 전송되었다.

‘ThinkWise아카데미’(www.thinkwise.co.kr)는 기업·연구소·공공기관을 대상으로 
이러한 회의 방법을 방문교육을 통해 교육하고 있다. 02-587-4956